E-Rechnung im Bau: Was Ausgangsrechnungen abbilden müssen
Die schwierige Frage bei der E-Rechnung ist im Bauumfeld selten das Datum, sondern die Abrechnung selbst. Abschlag, Schlussrechnung, Aufmaß, Nachtrag, Einbehalt und Skonto haben im strukturierten Format je eigene Tücken. Diese Seite geht sie einzeln durch.
Stand: 7. August 2026 · Bezug: EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD, § 13b UStG
Die Fristen sind der einfachere Teil
Der Vollständigkeit halber, kurz: Empfangen können müssen alle inländischen Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025. Beim Versand endet die allgemeine Übergangsregelung zum 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr, zum 1. Januar 2028 dann für alle übrigen. Das ist in wenigen Sätzen erzählt und in keinem Betrieb der eigentliche Aufwand.
Der Aufwand entsteht dort, wo die gewachsene Bauabrechnung auf ein Format trifft, das für Handelsrechnungen entworfen wurde.
Eine Warenrechnung hat Positionen, Mengen, Preise, eine Summe. Eine Bauabrechnung hat Abschlagszahlungen, die verrechnet werden, Mengen, die erst nach dem Aufmaß feststehen, Nachträge mit eigener Beauftragungslage, Einbehalte, die keine Preisminderung sind, und häufig eine Steuerschuld, die gar nicht beim Rechnungssteller liegt. Genau daran scheitern Umstellungen — nicht am Stichtag.
- Zugrundeliegende Norm
- EN 16931 — die semantische Grundlage beider gängigen Formate
- Formate
- XRechnung als reines XML, ZUGFeRD als PDF mit eingebetteten Daten
- Maßgeblich
- Bei ZUGFeRD zählen die eingebetteten Daten, nicht das Sichtformat
Sechs Abrechnungsfälle und ihre Tücken
Die folgenden Fälle decken den größten Teil dessen ab, woran Umstellungen im Bau hängenbleiben. Für jeden steht daneben, was der Standard vorsieht und woran es in der Praxis scheitert.
Fall 01
Abschlagsrechnung
Abgerechnet wird ein Leistungsstand, nicht die fertige Leistung. Umsatzsteuerlich ist jede vereinnahmte Abschlagszahlung ein eigener Vorgang.
Im Standard
Technisch eine gewöhnliche Rechnung. Entscheidend ist ein sauber gesetzter Leistungszeitraum und eine Rechnungsnummer, auf die sich die spätere Schlussrechnung beziehen kann.
Woran es scheitert
Abschläge werden fortlaufend nummeriert, aber ohne Bezug zum Vorgang. Bei der Schlussrechnung fehlt dann die Klammer, und die Verrechnung lässt sich nicht mehr maschinell nachvollziehen.
Fall 02
Schlussrechnung mit Anrechnung der Abschläge
Die Schlussrechnung weist die Gesamtleistung aus und zieht davon ab, was bereits gezahlt wurde. Nur der Restbetrag ist noch offen.
Im Standard
Für bereits gezahlte Beträge steht das Feld BT-113 zur Verfügung. Der fällige Betrag BT-115 ergibt sich daraus rechnerisch.
Woran es scheitert
Abschläge werden als negative Positionen eingetragen statt im dafür vorgesehenen Feld. Die Summe stimmt zwar optisch, die Rechenregeln des Standards greifen aber nicht — und der Empfänger bekommt Validierungsfehler.
Fall 03
Aufmaß und tatsächliche Mengen
Die abgerechnete Menge stammt aus dem Aufmaß, nicht aus dem Auftrag. Beide weichen regelmäßig voneinander ab.
Im Standard
Menge und Einheit sind strukturiert vorgesehen, die Einheit muss aus der vorgegebenen Codeliste stammen — Kubikmeter, Quadratmeter, laufende Meter sind sauber abbildbar.
Woran es scheitert
Der Bezug zum Aufmaßdatum steht nur im Freitext oder gar nicht in der Rechnung. Beanstandet der Empfänger die Menge, fehlt die Grundlage, gegen die er geprüft hat.
Fall 04
Nachträge
Zusätzliche Leistungen, die im ursprünglichen Auftrag nicht enthalten waren — mit eigener Beauftragungslage, die nicht immer schriftlich vorliegt.
Im Standard
Nachträge sind gewöhnliche Positionen. Für den Bezug auf Auftrag oder Vertrag gibt es eigene Felder auf Dokumentebene.
Woran es scheitert
Der Nachtrag steht als Position zwischen den Hauptleistungen, ohne erkennbaren Bezug auf seine Beauftragung. Das ist der mit Abstand häufigste Streitpunkt bei der Prüfung.
Fall 05
Sicherheitseinbehalt
Ein vereinbarter Prozentsatz wird bis zur Abnahme oder bis zum Ablauf der Gewährleistung einbehalten. Der Anspruch bleibt bestehen, nur die Fälligkeit verschiebt sich.
Im Standard
Kein eigenes Feld. Üblich ist die Abbildung über die Zahlungsbedingungen, weil der Einbehalt weder Rabatt noch Preisminderung ist.
Woran es scheitert
Der Einbehalt wird als Nachlass eingetragen und mindert damit das Entgelt — mit Folgen für die Umsatzsteuer, die so nicht gewollt sind. Rechnungs- und Zahlbetrag laufen auseinander, ohne dass der Grund im Datensatz steht.
Fall 06
Skonto
Ein Preisnachlass bei fristgerechter Zahlung. Im Bau zusätzlich verschränkt mit Einbehalt und Abschlagslogik, weil die Bezugsbasis vereinbart sein muss.
Im Standard
Skonto gehört strukturiert in die Zahlungsbedingungen BT-20 und folgt einer festen Schreibweise, damit es maschinell auswertbar ist.
Woran es scheitert
Skonto steht als Fließtext im Feld. Für den Menschen lesbar, für die Software unsichtbar — und im Bau kommt hinzu, dass ohne festgelegte Bezugsbasis Rechnungssteller und Empfänger auf unterschiedliche Beträge kommen.
Für Skonto sieht der Standard eine feste Notation vor. Jedes Segment beginnt mit einem Rautezeichen, Prozentwerte werden ohne Vorzeichen mit Punkt und zwei Nachkommastellen geschrieben:
#SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00#
# abweichende Bezugsbasis, etwa nach Einbehalt
#SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00#BASISBETRAG=95000.00#
Der vierte Baustein ist im Bau der entscheidende. Wird der Skontobetrag nicht auf den vollen fälligen Betrag berechnet, sondern auf den Betrag nach Sicherheitseinbehalt, muss die Basis ausdrücklich mitgegeben werden. Sonst rechnet die Gegenseite mit einer anderen Zahl — und die Differenz landet als Rückfrage bei der Buchhaltung.
§ 13b UStG: der Fall, den Vorlagen am häufigsten falsch abbilden
Bei Bauleistungen an einen selbst bauleistenden Unternehmer schuldet der Auftraggeber die Umsatzsteuer. Die Rechnung wird ohne Steuerausweis gestellt — und das muss im Datensatz stehen, nicht nur im Hinweistext.
Im strukturierten Format wird dieser Sachverhalt über die Steuerkategorie abgebildet. Vorgesehen ist der Code AE für die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, ein Steuerbetrag von null und eine Begründung im dafür vorgesehenen Feld BT-121. Ein Hinweissatz im Fließtext allein erfüllt das nicht: Er ist für den Menschen sichtbar, für die Prüfung des Empfängers aber wertlos, weil die Steuerkategorie im Datensatz etwas anderes sagt.
Bei gemischten Rechnungen — Bauleistung und Planungsleistung in einem Dokument — muss die Kategorie je Position gesetzt werden. Eine pauschale Einstellung auf Dokumentebene führt hier zu einem falschen Datensatz, obwohl der Ausdruck plausibel aussieht.
Achtung bei Doppelabsicherung
Gelegentlich verlangen Auftraggeber gleichzeitig einen Umsatzsteuerausweis und einen § 13b-Hinweis, um sich in beide Richtungen abzusichern. Diese Kombination ist nicht zulässig: Wer Umsatzsteuer ausweist, obwohl der Leistungsempfänger sie schuldet, schuldet den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG zusätzlich. Entweder Nettofakturierung mit korrekt gesetzter Steuerkategorie oder Regelbesteuerung mit Steuerausweis — ein Zwischenweg existiert nicht.
Wenn der Empfänger beanstandet
Die Kehrseite jeder Ausgangsrechnung ist ihre Prüfung. Im Bau wird gegen Auftrag, Aufmaß und Leistungsstand geprüft, und Abweichungen sind der Normalfall, nicht die Ausnahme. Mit der E-Rechnung verschwindet dabei das eingespielte Rückmeldeformat: Eine markierte PDF-Seite hat keine Wirkung mehr, wenn die strukturierten Daten maßgeblich sind.
Für Sie als Rechnungssteller heißt das zweierlei. Erstens brauchen Sie eine Rechnung, die so aufgebaut ist, dass die Gegenseite überhaupt gezielt beanstanden kann — Positionsnummern, Bezüge, Leistungszeiträume. Zweitens brauchen Sie einen Rücklauf, der sich verarbeiten lässt, statt in einer E-Mail-Kette zu enden.
Muss dann berichtigt werden, ist die vollständige Neuausstellung selten nötig. Nach § 31 Abs. 5 UStDV genügt ein Dokument, das sich eindeutig auf die fehlerhafte Rechnung bezieht und nur die betroffenen Angaben richtigstellt. Was in einen solchen Korrekturbeleg gehört und welche Pflichten auf der Empfängerseite gelten, ist jeweils gesondert beschrieben.
Woran Sie eine tragfähige Lösung erkennen
Nicht an der Zahl der unterstützten Formate — das können inzwischen alle. Sondern daran, ob die Fälle oben sauber durchlaufen:
- Werden Abschlagszahlungen im dafür vorgesehenen Feld verrechnet statt als negative Position?
- Lässt sich die Steuerkategorie je Position setzen, nicht nur für das gesamte Dokument?
- Wird Skonto in der vorgegebenen Notation ausgegeben, einschließlich abweichender Bezugsbasis?
- Bleibt ein Sicherheitseinbehalt vom Entgelt getrennt, statt es zu mindern?
- Können Nachträge einen erkennbaren Bezug auf ihre Beauftragung tragen?
- Gibt es einen definierten Weg für den Fall, dass der Empfänger eine Position beanstandet?
Die ersten fünf Punkte betreffen das Erzeugen der Rechnung. Der sechste betrifft alles, was danach passiert — und verursacht erfahrungsgemäß den größeren Teil des laufenden Aufwands.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Ob im Einzelfall eine Bauleistung im Sinne des § 13b UStG vorliegt, hängt von der konkreten Leistung und vom Status des Auftraggebers ab. Für die Beurteilung Ihres Falls wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung. Angaben ohne Gewähr; maßgeblich sind die jeweils geltenden gesetzlichen Vorschriften und die jeweils aktuelle Fassung der genannten Standards.
Ausgangsrechnungen im Bau — kurz beantwortet
Wie werden Abschlagszahlungen in einer Schlussrechnung korrekt verrechnet?
Über das dafür vorgesehene Feld für bereits gezahlte Beträge, nicht über negative Positionen. Der fällige Restbetrag ergibt sich dann rechnerisch nach den Regeln des Standards. Werden Abschläge als Minuspositionen erfasst, stimmt zwar die Endsumme, die Validierung beim Empfänger schlägt aber häufig fehl.
Wie bilde ich eine Rechnung nach § 13b UStG als E-Rechnung ab?
Über die Steuerkategorie für die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, mit einem Steuerbetrag von null und einer Begründung im vorgesehenen Feld. Ein Hinweissatz im Freitext genügt nicht, weil er nicht Teil der auswertbaren Daten ist. Bei gemischten Rechnungen ist die Kategorie je Position zu setzen.
Wie gebe ich Skonto in einer XRechnung an?
In den Zahlungsbedingungen, in der vorgegebenen Schreibweise mit Rautezeichen als Trenner, etwa #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00#. Bezieht sich das Skonto nicht auf den vollen fälligen Betrag, ist die Basis zusätzlich als eigenes Segment anzugeben. Freitext daneben ist erlaubt, ersetzt die strukturierte Angabe aber nicht.
Wie wird ein Sicherheitseinbehalt in der E-Rechnung dargestellt?
Ein eigenes Feld dafür sieht der Standard nicht vor. Üblich ist die Abbildung über die Zahlungsbedingungen. Wichtig ist, den Einbehalt nicht als Rabatt oder Nachlass zu erfassen — er mindert das Entgelt nicht, sondern verschiebt die Fälligkeit eines Teilbetrags.
Muss das Aufmaß Teil der E-Rechnung sein?
Vorgeschrieben ist das nicht. Praktisch lohnt sich aber ein erkennbarer Bezug — etwa Datum oder Nummer des Aufmaßes je Position. Beanstandet der Empfänger eine Menge, ist damit sofort klar, gegen welche Grundlage geprüft wurde.
Gilt die Versandpflicht auch für Rechnungen an private Bauherren?
Nein. Die deutsche E-Rechnungspflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Für Rechnungen an Privatpersonen bleibt es bei den bisherigen Formen. In gemischten Auftragsbeständen führt das dazu, dass zwei Wege parallel bedient werden müssen.
Reicht es, wenn die Rechnung als PDF gut aussieht?
Nein. Bei ZUGFeRD sind die eingebetteten strukturierten Daten maßgeblich, bei XRechnung existiert ohnehin nur XML. Ein Sichtformat kann korrekt wirken, während der Datensatz fehlerhaft ist — etwa bei falsch gesetzter Steuerkategorie oder bei Abschlägen als Minuspositionen.
Abweichungen zwischen Rechnung und Leistungsstand strukturiert klären
korrekturbeleg.de setzt dort an, wo die Ausgangsrechnung auf die Prüfung des Empfängers trifft. Statt E-Mail-Ketten und markierter PDF-Seiten entsteht ein Beleg, den beide Seiten verarbeiten können. Wir zeigen Ihnen den Ablauf an Ihren eigenen Rechnungen.
Ausschließlich für gewerbliche Nutzung. Sie erreichen uns werktags von 8 bis 17 Uhr.