E-Rechnungspflicht: Was auf der Empfängerseite gilt
Über die E-Rechnungspflicht wird meist aus Sicht des Versenders gesprochen: Wer muss ab wann strukturiert fakturieren. Für Unternehmen, die viele Rechnungen prüfen, ist die andere Seite wichtiger. Diese Seite behandelt sie: Empfangen, prüfen, beanstanden, aufbewahren.
Stand: 7. August 2026 · Rechtsgrundlage: § 14 UStG, § 14b UStG, § 31 UStDV
Wen trifft die Empfangspflicht — und seit wann?
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen können. Für diese Pflicht gibt es keine Übergangsfrist und keine Ausnahme.
Das gilt unabhängig von Größe, Rechtsform und Umsatz. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind erfasst, ebenso Unternehmen ohne Vorsteuerabzugsberechtigung und Vereine mit unternehmerischem Bereich. Die Zustimmung des Empfängers ist seit 2025 nicht mehr erforderlich — ein Lieferant darf eine E-Rechnung schicken, und sie gilt als zugegangen.
Bemerkenswert ist die Asymmetrie: Während beim Versand noch bis 2027 beziehungsweise 2028 Übergangsregelungen greifen, war die Empfangsseite von Anfang an vollständig verpflichtet. Wer heute noch keinen geordneten Empfangs- und Prüfweg hat, ist bereits im Rückstand — nicht erst ab dem nächsten Stichtag.
- Empfangsweg
- Ein E-Mail-Postfach genügt. Ein Portal oder eine Schnittstelle ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.
- Was zählt als E-Rechnung
- Strukturierte Daten nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein reines PDF zählt nicht.
- Aufbewahrung
- Acht Jahre im strukturierten Originalformat, unveränderbar und lesbar.
- Wer ist befreit
- Niemand. Befreiungen betreffen ausschließlich das Ausstellen, nie das Empfangen.
Warum sich die Rechnungsprüfung dadurch verändert
Der eingespielte Prüfweg über eine ausgedruckte oder markierte PDF-Datei funktioniert bei einer E-Rechnung nicht mehr — weil die maßgebliche Fassung die XML-Datei ist, nicht das Sichtformat.
In der Praxis lief die Prüfung bisher meist so: Rechnung ausdrucken oder als PDF öffnen, mit dem Aufmaß abgleichen, strittige Zeilen anstreichen, das Ganze per E-Mail zurückschicken. Bei einer XRechnung gibt es nichts zum Anstreichen. Bei ZUGFeRD sieht man ein PDF, rechtlich verbindlich sind aber die eingebetteten Daten — eine Markierung im Sichtteil verändert daran nichts.
Für Betriebe mit hohem Prüfaufkommen verschiebt sich damit der Engpass. Nicht der Empfang ist das Problem, sondern die Rückmeldung: Der Prüfer stellt eine Abweichung fest, und es fehlt die Form, in der er sie so zurückgeben kann, dass der Aussteller sie ohne Rückfrage verarbeiten kann.
Die E-Rechnung stimmt nicht. Welche Wege gibt es?
Drei Reaktionen sind üblich, und sie unterscheiden sich erheblich in Aufwand und Nachvollziehbarkeit: die Zahlung kürzen, ein Storno verlangen oder die Abweichung als Korrekturbeleg zurückgeben.
Zahlung kürzen
Der strittige Betrag wird einbehalten, die Rechnung bleibt unverändert im System. Schnell, aber die Differenz zwischen Rechnung und Zahlung bleibt unerklärt.
- Aufwand
- Sehr gering
- Schwäche
- Offener Posten, der bei jeder Mahnung und jeder Prüfung erneut erklärt werden muss
Storno verlangen
Die Rechnung wird vollständig aufgehoben und neu gestellt. Sauber, aber überdimensioniert, wenn nur eine Position von zwölf strittig ist.
- Aufwand
- Hoch auf beiden Seiten
- Passt bei
- Falschem Empfänger, falschem Projekt, unbrauchbarer Rechnung insgesamt
Korrekturbeleg zurückgeben
Ein eigenständiges Dokument bezeichnet die Rechnung eindeutig und stellt nur die betroffenen Angaben richtig. Alles Übrige bleibt unangetastet.
- Aufwand
- Gering, einmalig
- Grundlage
- § 14 Abs. 6 UStG in Verbindung mit § 31 Abs. 5 UStDV
Die Wahl hängt vom Umfang der Abweichung ab. Ist die Rechnung im Kern richtig und nur an einzelnen Stellen falsch, ist der dritte Weg der schlankere: Nach § 31 Abs. 5 UStDV darf eine Rechnung durch ein gesondertes Dokument berichtigt werden, das sich spezifisch und eindeutig auf sie bezieht. Übermittelt werden müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben, nicht die vollständige Rechnung.
Was genau in einen Korrekturbeleg gehört und wie er sich von Storno und Gutschrift unterscheidet, ist auf einer eigenen Seite ausführlich beschrieben.
Was eine fehlerhafte E-Rechnung für den Vorsteuerabzug bedeutet
Fehlen Pflichtangaben oder sind sie unzutreffend, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein — und entscheidend ist dann, ob sich Rechnung und Korrektur später noch zweifelsfrei einander zuordnen lassen.
Genau hier liegt der praktische Wert einer sauberen Dokumentation. Eine E-Mail mit dem Satz „Position 3 stimmt nicht" ist keine belastbare Grundlage. Ein Beleg, der Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, betroffene Position sowie Alt- und Neuwert nennt, ist es. Der Unterschied fällt nicht am Tag der Prüfung auf, sondern Jahre später in der Betriebsprüfung.
Praxishinweis
Der Zeitpunkt der Rechnungsberichtigung war lange strittig. Für den Betrieb heißt das weniger juristisch als organisatorisch: Je lückenloser die Kette aus ursprünglicher Rechnung, Beanstandung und berichtigter Rechnung dokumentiert ist, desto weniger hängt vom Einzelfall ab.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Acht Jahre, im strukturierten Originalformat. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 14b Abs. 1 UStG).
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Aufzubewahren ist die XML-Datei selbst, nicht ein daraus erzeugtes PDF. Ein Sichtformat darf zusätzlich abgelegt werden, ersetzt das Original aber nicht. Es gelten die üblichen Anforderungen der GoBD: Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und Auffindbarkeit über die gesamte Frist.
Wichtig bei Bauleistungen
Die acht Jahre sind nicht immer das letzte Wort. Nach § 14b Abs. 1 Satz 3 UStG in Verbindung mit § 147 Abs. 3 AO läuft die Frist nicht ab, solange die Unterlagen für noch nicht festsetzungsverjährte Steuern von Bedeutung sind. Praktisch relevant wird das bei der Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG — und dort gilt für Grundstücke ein Berichtigungszeitraum von zehn Jahren.
Für Rechnungen im Zusammenhang mit Grundstücken kann die Aufbewahrungspflicht damit deutlich länger laufen als acht Jahre. Wer Archivierungsregeln pauschal auf acht Jahre umstellt, räumt genau die Belege weg, die im Bau am längsten gebraucht werden.
Was auf der Empfängerseite noch kommt
Die kommenden Stichtage betreffen formal den Versand — spürbar werden sie aber beim Empfänger, weil der Anteil strukturierter Eingangsrechnungen sprunghaft steigt.
Ab dem 1. Januar 2027 endet die allgemeine Übergangsregelung für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich für alle. Maßgeblich für die Schwelle ist der Gesamtumsatz, nicht nur der B2B-Anteil.
Für einen Betrieb, der heute überwiegend PDF-Rechnungen erhält, bedeutet das eine Verschiebung innerhalb von zwei Jahren: erst die großen Lieferanten, dann praktisch alle. Wer die Prüfung heute manuell organisiert, verarbeitet 2028 dieselbe Menge ohne die Behelfsmittel, die bisher getragen haben. Die dauerhaften Ausnahmen bleiben zwar bestehen — Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Umsätze — sie decken im Bauumfeld aber nur einen kleinen Teil des Volumens ab.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für die Beurteilung Ihres konkreten Falls wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung. Angaben ohne Gewähr; maßgeblich sind die jeweils geltenden gesetzlichen Vorschriften.
Empfangspflicht — kurz beantwortet
Reicht ein normales E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen?
Ja. Der Gesetzgeber schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor; ein E-Mail-Postfach genügt, um die Empfangspflicht zu erfüllen. Etwas anderes ist die Frage, ob Sie die eingegangene Datei auch prüfen, zuordnen und revisionssicher ablegen können — dafür reicht ein Postfach allein nicht.
Dürfen wir eine E-Rechnung ablehnen, weil unser System sie nicht lesen kann?
Nein. Die Empfangspflicht besteht seit 2025 ohne Übergangsfrist. Eine ordnungsgemäß übermittelte E-Rechnung gilt als zugegangen, auch wenn sie im eigenen System nicht verarbeitet werden kann. Fehlende technische Voraussetzungen sind kein Ablehnungsgrund.
Was passiert, wenn eine eingegangene E-Rechnung falsche Angaben enthält?
Der Leistungsempfänger kann die Berichtigung vom Aussteller verlangen. Die ganze Rechnung muss dafür nicht neu geschrieben werden: Nach § 31 Abs. 5 UStDV genügt ein Dokument, das sich eindeutig auf die fehlerhafte Rechnung bezieht und nur die betroffenen Angaben richtigstellt.
Genügt es, die E-Rechnung als PDF auszudrucken und abzulegen?
Nein. Aufzubewahren ist die strukturierte Originaldatei. Ein Ausdruck oder ein erzeugtes Sichtformat darf ergänzend abgelegt werden, ersetzt das Original aber nicht. Zusätzlich sind die GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und Auffindbarkeit einzuhalten.
Gilt die Empfangspflicht auch für Kleinunternehmer?
Ja. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind zwar von der Pflicht befreit, selbst E-Rechnungen auszustellen — empfangen können müssen sie E-Rechnungen trotzdem. Befreiungen betreffen ausschließlich die Ausstellungsseite.
Wie lange müssen wir eingegangene E-Rechnungen aufbewahren?
Grundsätzlich acht Jahre nach § 14b Abs. 1 UStG, gerechnet ab dem Schluss des Ausstellungsjahres. Bei Rechnungen, die für noch nicht festsetzungsverjährte Steuern von Bedeutung sind — etwa im Rahmen der Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG bei Grundstücken — kann die Frist erheblich länger laufen.
Ändert die E-Rechnungspflicht etwas an der Rechnungsprüfung selbst?
Inhaltlich nicht — geprüft wird weiterhin gegen Auftrag, Aufmaß und Leistungsstand. Was sich ändert, ist die Form des Rücklaufs: Eine Markierung im PDF hat bei einer E-Rechnung keine Wirkung mehr, weil die strukturierten Daten maßgeblich sind.
Eingehende E-Rechnungen prüfen und Abweichungen strukturiert zurückgeben
korrekturbeleg.de richtet sich an Unternehmen, die Rechnungsabweichungen nicht länger mit E-Mail-Ketten und manuellen Behelfslösungen abarbeiten möchten. Wir zeigen Ihnen in einem kurzen Gespräch, wie der Ablauf mit Ihren eigenen Rechnungen aussieht.
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